往復はがきの印刷が上手く行かない ――解決策はPDF――

家人がお世話になっているある会で、案内状の作成と発送の担当になりました。文面等はこれまで担当された方が、毎年ファイルを残して下さっていますので、それをアップデートすれば良いのですから、それほど手間は掛りません。

出欠の返信も頂きたいのですから、案内状は当然、往復はがきということになります。そこで我が家のプリンターの出番です。良く使っていますので、数年に一度は新型機に買い替えてきましたが、ここ30年くらいは全て、HP、つまりヒューレット・パッカード社製の複合機を使ってきました。トラブルに見回れたこともありましたが、HP社の神対応ですべて解決して貰えました。

しかし今回は一寸厄介でした。往復はがきの印刷が上手く行かないのです。元の原稿はワードで作っていますし、印刷画面で「往復はがき」の範囲にきちんと収まっています。

でも、これを「印刷」すると、この画面通りには印刷されず、往復はがきの上部は白くなってしまいます。左右の両方とも、上の部分には印字されていないことを確認して下さい。どこがハガキの境界なのかが分り難いと思いますが、全体のバランスを御覧下さい。

この状態を改善するためには、ワード側、そしてプリンター側の両方での設定が間違っていないことを確認するのが、第一歩です。それは何回も確認しましたが、何の変化もありません。結局その日は諦めて、次の日の午前中に、HP社のサポート窓口に電話をしました。

担当者は、中国語アクセントがちょっと残ってはいますが、とても正確な日本語を話す女性で、大変親切に対応してくれました。まずは私が前日に行ったチェックを再度実行し、その結果、何の変化も起らないことを確認してくれました。そのとき感心したのは、仮にマニュアルに従っているにしろ、一つ一つのステップを音声化して確認してくれたことです。「○○して下さい」という指示の後には必ず「××の表示は□□ですね」という形での確認も欠かせませんでした。さらに、不愉快な言葉を使う人もいておかしくはない状況で、礼儀正しく丁寧な対応を貫いてくれたことです。

その結果、一つ私が見落とした変更をしてくれました。

印刷の設定をする画面の一番下を変えるのです。そこのプルダウンメニューを開くと、「往復はがき」という選択肢があるので、それを選ぶ必要があったらしいのです。その結果がこちらです。

往復はがきの大きさを示す数値が現れました。これで大丈夫だろうと、印刷をしてみると、何と言うことでしょうか。結果は次のようになりました。

上下のバランスは上手く取れるようになったのですが、全体としては、印字面が縮小されてしまっています。これでは往復はがきとしては使えません。ここまで来るのに、2時間近く、電話をつなぎっぱなしで、また印刷された結果を見て貰うために、HPからの遠隔操作もして貰っての結果です。

そこで、担当の女性と私とほぼ同時に、もう一つの可能性のあることに気付きました。それは、ワードの文書を印刷するのではなく、ファイルをPDFとして保存し、PDFの文書として印刷することです。その結果ですが、もう言うまでもないと思います。上手く行きました。

さらに恥ずかしいことには、かなり前に、ワード文書が上手く印刷できないことがあり、そのファイルをPDFに変換してから印刷することで上手く行った経験があったのです。担当の女性も「このことにもう少し早く気付けば、時間の節約になったのに」と言っていましたので、思いは同じようだったようです。

結局、ワードの設定もHPプリンターの設定も問題がなく、何故、往復はがきにはきちんとした印刷ができなかったのかは分りませんが、解決策だけは分りました。そして、以前にもHP社の神対応について取り上げたことがありましたが、今回の経験で信頼度がさらに高くなりました。プリンターなら無条件でHPをお勧めします。

これで一件落着。お昼にはビールで乾杯しました。

[2019/5/29　イライザ]

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